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Descubra como fazer a carta de cobrança amigável com dicas simples
Confira 4 dicas práticas de como fazer uma carta de cobrança no modelo amigável para prestação de serviços
A carta de cobrança é um instrumento utilizado pela gestão de forma estratégica para facilitar a cobrança de clientes inadimplentes.
Consiste em uma medida extrajudicial para comunicar o cliente sobre os seus débitos em aberto e determinar um prazo para que eles sejam quitados sem a necessidade de uma ação judicial.
Trata-se, portanto, de uma ferramenta fundamental para conseguir lidar com clientes inadimplentes e para que seja possível manter o fluxo de caixa positivo, as contas em ordem e o controle financeiro.
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Existem diferentes modelos de carta de cobrança, sendo o modelo amigável um dos mais importantes.
Por isso, no artigo de hoje, preparamos 4 dicas práticas de como fazer uma carta de cobrança amigável e efetiva para prestação de serviços.
Confira!
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1. Utilize o e-mail para realizar o primeiro contato
O e-mail é um recurso muito interessante por facilitar a resposta do cliente. Afinal, ele irá receber o seu comunicado de forma muito mais rápida do que se enviado pelos correios.
Além disso, o cliente também poderá responder a sua “carta” de forma muito mais rápida e simples, ou seja, se ele pretende ou não quitar o débito na data estipulada, se deseja negociar esses débitos etc.
Já a carta tradicional, por ser muito mais formal, é recomendada para os casos em que a dívida foi protestada ou encaminhada para o setor jurídico da empresa.
2. Mantenha a devida atenção à apresentação da carta
Atenção! Ao enviar uma carta de cobrança, tenha cuidado com a apresentação do envelope.
Lembre-se: apenas no interior da correspondência deve ser expresso de forma clara que o assunto da carta diz respeito aos débitos do cliente.
Isso porque permitir que terceiros (carteiro, vizinho, familiar etc.) saibam da situação de inadimplência do cliente desrespeita o Código de Defesa do Consumidor (CDC)
3. Atente-se ao tom da mensagem
Sabemos que a mensagem precisa ser direta, mas ela também precisa ser amigável, não devendo conter ameaças.
Caso contrário, você também acabará desrespeitando o CDC, o que pode trazer prejuízos para você e o seu negócio, como o pagamento de multas e até mesmo a detenção.
4. Garanta que todos os dados necessários sejam informados na carta
Lembre-se: a sua carta de cobrança precisa conter todos os dados necessários para que o cliente possa realizar o pagamento do débito ou realizar a sua negociação.
Dentre os principais dados que devem constar na carta cobrança para prestação de serviços, podemos citar:
- Nome e endereço da empresa;
- CPF ou CNPJ do cliente;
- Serviço utilizado;
- Número do contrato;
- Saldo da dívida;
- Prazo para pagamento; e
- Contato para negociação.
Conte com o auxílio especializado da Somat Contadores
A carta de cobrança é apenas uma das ferramentas da gestão de cobranças para lidar com clientes inadimplentes. Além delas, há inúmeras estratégias efetivas que podem ser aplicadas.
Por isso, a melhor forma de conseguir reduzir as inadimplências e melhorar seu fluxo de caixa é contando com uma contabilidade especializada no seu setor de atuação para realizar o controle de suas contas a pagar e a receber, do seu fluxo de caixa e muito mais.
Desse modo, saiba que nós, da Somat Contadores, somos especialistas em prestadores de serviços e vamos prestar todo o suporte de que você precisa para manter seu negócio saudável e organizado.
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